送付状の書き方｜シンプルで使いやすい恥をかかないテンプレート

送付状を自分のフォーマットで作成しなくてはいけない場合に、何を参考にしたらいいか困ることもあると思います。

文書を送付する際には、文書だけを送るのではなく、一枚目に送付状を添付して送るのがビジネスとしての常識です。
ここでは、最低限ビジネス文書として押さえておきたい最もシンプルな送付状の書き方のポイントをお話しします。

ぜひ参考にしてください。

0. 最低限押さえておくポイント7つ

送付状を作成する時に最低限押さえておきたいポイントは以下の7つです。

最低限押さえておきたいポイント

基本的に送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えるでしょう。
以下からは、書き方の注意点をお話します。

送信状の右上に送信年月日を記載します。

ビジネス文書において日付は必ず右上です。
日付のない送信状は、いつ書類を送ったのかがわからずトラブルのもとです。
必ず記載します。

左上に送り先の相手先会社名と氏名を記載します。
これもビジネス文書において必ず左上です。

相手先から名刺を頂いた場合には、名刺を元に記載します。
株式会社などは（株）などと略すのは失礼にあたるのでやめましょう。

相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。
会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。
この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。

・会社名のみの場合…○×株式会社御中
・会社名と部署名の場合…○×株式会社総務部御中
・会社名、部署名、氏名の場合…○×株式会社総務部部長山田様

右上に（日付の下）に書類の作成者の会社名と氏名を記載します。
基本的には、会社名、住所、電話番号（FAX番号）、氏名の4点を記載します。

見積書や請求書であれば、会社の社印（角印）や担当者の印を押印しますが、送信状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。

送信した書類について聞きたいことなどあるかもしれませんから、必ず電話番号とfax番号も記載しましょう。

頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。

結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。
ビジネス文書では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。

「拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。

挨拶文には様々なものがあり、季節を表す、たとえば「春暖の候」などがありますが、季節を表すものだとそのつど時期に合わせて変えなくてはいけないので、テンプレートのように季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくてよいと思います。

挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など、補足事項を続けます。

（ご参考）季語