送付状の書き方|シンプルで使いやすい恥をかかないテンプレート

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送付状を自分のフォーマットで作成しなくてはいけない場合に、何を参考にしたらいいか困ることもあると思います。

文書を送付する際には、文書だけを送るのではなく、一枚目に送付状を添付して送るのがビジネスとしての常識です。
ここでは、最低限ビジネス文書として押さえておきたい最もシンプルな送付状の書き方のポイントをお話しします。

ぜひ参考にしてください。

もくじ

0. 最低限押さえておくポイント7つ
1. 送信年月日
2. 相手先会社名・氏名
3. 書類作成者会社名・氏名
4. 頭語と結語
5. 挨拶文
6. 記、以上
7. 送付内容
8. 送付状を使った書類の送り方
9. 関連リンク

 
【こちらからダウンロードできます】
 

0. 最低限押さえておくポイント7つ

送付状を作成する時に最低限押さえておきたいポイントは以下の7つです。

最低限押さえておきたいポイント

  • 1. 送信年月日
  • 2. 相手先会社名・氏名
  • 3. 書類作成者会社名・氏名
  • 4. 頭語と結語
  • 5. 挨拶文
  • 6. 記、以上
  • 7. 送付内容

基本的に送付状については、この7点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えるでしょう。
以下からは、書き方の注意点をお話します。

 

 

1. 送信年月日

送信状の右上に送信年月日を記載します。

ビジネス文書において日付は必ず右上です。
日付のない送信状は、いつ書類を送ったのかがわからずトラブルのもとです。
必ず記載します。

 

2. 相手先会社名・氏名

左上に送り先の相手先会社名と氏名を記載します。
これもビジネス文書において必ず左上です。

相手先から名刺を頂いた場合には、名刺を元に記載します。
株式会社などは(株)などと略すのは失礼にあたるのでやめましょう。

相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。
会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。
この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。

・会社名のみの場合…○×株式会社 御中
・会社名と部署名の場合…○×株式会社 総務部 御中
・会社名、部署名、氏名の場合…○×株式会社 総務部 部長 山田様

 

3. 書類作成者会社名・氏名

右上に(日付の下)に書類の作成者の会社名と氏名を記載します。
基本的には、会社名、住所、電話番号(FAX番号)、氏名の4点を記載します。

見積書や請求書であれば、会社の社印(角印)や担当者の印を押印しますが、送信状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。

送信した書類について聞きたいことなどあるかもしれませんから、必ず電話番号とfax番号も記載しましょう。

 

4. 頭語と結語

頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。

結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。
ビジネス文書では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。

 

5. 挨拶文

「拝啓 時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、拝啓のあと、一文字あけて続けるのが通例です。

挨拶文には様々なものがあり、季節を表す、たとえば「春暖の候」などがありますが、季節を表すものだとそのつど時期に合わせて変えなくてはいけないので、テンプレートのように季節に関係のないものを入れておくと使い回しがしやすくてよいと思います。

挨拶文のあとに、見て欲しい箇所の説明など、補足事項を続けます。

(ご参考)季語

1月

初春の候 新春の候 厳冬の候

7月

盛夏の候 仲夏の候 猛暑の候

2月

立春の候 早春の候 残寒の候

8月

残暑の候 晩夏の候 立秋の候

3月

春分の候 春陽の候 浅春の候

9月

初秋の候 新秋の候 秋冷の候

4月

春暖の候 陽春の候 仲春の候

10月

仲秋の候 秋涼の候 秋晴の候

5月

新緑の候 薫風の候 立夏の候

11月

晩秋の候 向寒の候 菊花の候

6月

小夏の候 入梅の候 梅雨の候

12月

師走の候 初冬の候 寒冷の候

 

6. 記、以上

記、以上は、書類の中で伝えるべき内容について箇条書きで記載するときの書き方です。

記を用いる時には、以上で締めます。
必ず「記」は文書の中央に位置し「以上」は文書の1番最後、右下に位置します。

以上は締めの言葉ですので、以上の下には文章を続けないようにしましょう。

 

7. 送付内容

最後に、送付物の内容を記載します。
出来るだけ相手にわかりやすく、箇条書きで記載します。

 

8. 送付状を使った書類の送り方

送付状は書類の一番上にして送ります。

送付状の用紙サイズは基本的にはA4です。

三つ折りにしても、折り曲げずにそのまま送付してもかまいません。

三つ折りにして送る場合には封筒のサイズは「長3封筒(定型郵便物)」、A4サイズのまま送付する場合は「角2封筒(定型外郵便物)」です。

2019年10月より郵便料金が変更になりますので注意してください。

日本郵政:国内の料金表(手紙・はがき)

もし送付料金がわからない場合は、郵便局の窓口に直接持っていきましょう。

 
 

9.関連リンク

・ビジネスで恥ずかしくないfax送付状書き方のポイント6点

・アレンジしやすい役立つ請求書の書き方・ひな型つき

・ビジネスシーンで恥ずかしくない見積書テンプレート3種

・最低限ビジネスで押さたいシンプルな見積書の書き方ポイント

 

最後に

いかがでしたでしょうか。
ここではビジネスで恥ずかしくない送付状についてお話しました。
以上の点を最低限押さえておけば、ビジネスで使用する送付状としては問題はありません。
送付状は、相手に対するご挨拶の文書ですから、失礼のないようにしたいですね。

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