fax送付状を自分のフォーマットで作成しなくてはいけない場合に、何を参考にしたらいいか困ることもあると思います。
FAXで文書を送信する際には、いきなり文書だけを送信するのではなく、一枚目に送付状を添付して送るのがビジネスとしての常識です。
ここでは、最低限ビジネス文書としてここだけは押さえておきたい最もシンプルなfax送付状書の書き方のポイントをお話しします。
ぜひ参考にしてください。
もくじ
0. 最低限押さえておくポイント6つ
1. 送信年月日
2. 相手先会社名・氏名
3. 書類作成者会社名・氏名
4. 頭語と結語、ご挨拶
5. 送信枚数
6. 送付内容、備考
0. 最低限押さえておくポイント6つ
fax送付状を作成する時に最低限押さえておきたいポイントは以下の6つです。
- 1. 送信年月日
- 2. 相手先会社名・氏名
- 3. 書類作成者会社名・氏名
- 4. ご挨拶
- 5. 送信枚数
- 6. 送付内容、備考
基本的にfax送付状については、この6点を押さえておけばビジネスとして問題のない書類と言えるでしょう。
以下からは、書き方の注意点をお話します。
1. 送信年月日
fax送信状の右上に送信年月日を記載します。
日付のないfax送信状は、いつ送ったのかがわからずトラブルのもとです。
必ず記載します。
2. 相手先会社名・氏名
左上に送り先の相手先会社名と氏名を記載します。
相手先から名刺を頂いた場合には、名刺を元に記載します。
株式会社などは（株）などと略すのは失礼にあたるのでやめましょう。
相手先会社名・氏名の後ろには「御中」や「様」をつけます。
会社名、部署名には「御中」、個人名には「様」をつけます。
この時「御中」と「様」の両方はつけないように注意しましょう。
・会社名のみの場合…○×株式会社 御中
・会社名と部署名の場合…○×株式会社 総務部 御中
・会社名、部署名、氏名の場合…○×株式会社 総務部 部長 山田様
3. 書類作成者会社名・氏名
右上に（日付の下）に書類の作成者の会社名と氏名を記載します。
基本的には、会社名、住所、電話番号（FAX番号）、氏名の4点を記載します。
見積書や請求書であれば、会社の社印（角印）や担当者の印を押印しますが、fax送信状の場合は印鑑は押印しないのが通例です。
送信した書類について聞きたいことなどあるかもしれませんから、必ず電話番号とfax番号も記載しましょう。
4. 頭語と結語、ご挨拶
頭語とは、手紙の冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉です。
結語も手紙の結びに書く「さようなら」にあたる言葉で、頭語に対応した言葉を使うのが一般的です。
ビジネス文書では、拝啓、敬具を用いるのが一般的です。
その後、挨拶文が入ります。
Faxにて書類を送信するだけの場合は、この文面をそのまま使って差し支えないでしょう。
5. 送信枚数
Fax送信の場合は、必ず送信枚数を記載します。
最近では、会社のfaxは複合機である場合が多く、コピーやビジネス文書のプリント出力など、様々な用途で使用しています。
何枚送ったのかが不明だと、例えば他の人が間違って持って行ってしまったり、用紙切れで出力されていなかったりなど、トラブルの原因になります。
必ず、送付状を合わせて何枚送付するのかを記載しましょう。
6. 送付内容、備考
最後に、送付物の内容と、備考を記載します。
出来るだけ相手にわかりやすく、箇条書きで記載します。
もし、他に伝えたいことがある場合も、ここに備考として記載します。
書き出しは、「お世話になっております」などは使いません。
上記4ですでにご挨拶はしているので、二度同じことは入れないようにします。
最後に
いかがでしたでしょうか。
ここではビジネスで恥ずかしくないfax送付状についてお話しました。
以上の点を最低限押さえておけば、ビジネスで使用するfax送付状としては問題はありません。
fax送付状は、相手に対するご挨拶の文書ですから、失礼のないようにしたいですね。
